入學申請文件掃描點整理？清晰度、檔案大小、命名與上載覆核

入學申請文件掃描不只是將紙張拍成 PDF：檔案要符合當次申請的要求，頁面完整、字跡可讀，放進正確資料夾後還要確認真正提交。開始前先查看學校或平台的文件清單、格式、容量和截止時間；不要假設一個平台接受的做法適用所有學校。

第一步：先抄下當次上載規格

按每間學校或每個申請途徑分開記錄，至少包括文件種類、需要哪些頁面、接受的格式、大小上限、資料夾分類及提交期限。要求附正本或副本、簽署、合併或分開上載時，也要按原文記下。看不清要求便直接向校方或平台查詢，不要自行刪頁來遷就容量。

教育局中一派位電子平台常見問題提供一個有範圍的例子：自行分配學位申請上載檔案的總上限為每名學生 25MB，選校次序一及二各佔 12.5MB，並在上載後顯示檔案大小。這不是每個檔案都有 25MB，也不是所有升中或小一平台通用的限制；實際操作前應查看當次平台及學校要求。

同一份常見問題說明，電子平台申請須按要求上載身份證明及校方所需文件至相關資料夾，再以智方便+簽署、確認及提交。賽馬會體藝中學及非參加派位的直資中學須直接向有關學校申請。直接申請時應另查該校規格，不能把平台容量當作校方限制。

第二步：把文件掃完整，先看內容再看大小

用手機或掃描器之前，先將文件放平、選光線均勻的位置，避免手指、陰影、反光或桌面雜物遮蓋內容。逐頁拍攝或掃描，對照原件檢查：

• 所需頁面是否齊全，次序及正反面是否符合要求。
• 四角、邊緣和文字有沒有被裁走，整頁有沒有傾斜或摺痕遮字。
• 姓名、日期、地址及其他相關內容是否清楚，尤其是細字和淺色印章。
• 如要求簽署或填寫，提交版本是否已按要求完成。
• 多頁檔案能否從第一頁開到最後一頁，方向是否正確。

教育局小一入學家長簡報列出的電子申請常見錯誤包括住址證明只拍攝地址位置，或上載模糊文件。這個例子提醒家長檢查完整及清晰，但某份文件需要哪幾頁，仍應按當次要求確認。

不要只看縮圖。用準備提交的裝置打開檔案，放大檢查重要文字，再縮小看整頁有否缺邊。如果家人協助覆核，只分享所需範圍，避免把敏感資料廣泛轉發。

第三步：原檔與提交檔分開，命名不放敏感資料

建議保留一份未經壓縮的原始掃描，再為每個申請建立提交版本。當不同學校要求不同頁面或格式時，從原檔製作新版本，避免重複壓縮已模糊的檔案。資料夾可以按學生代號、學年及申請途徑分類；在家人之間約定同一套代號，不必在檔名寫出生日期或身份證號碼。

假設示例：學生甲向甲校提交兩份不同文件，家庭可以用「學生甲_甲校_成績表_提交版.pdf」和「學生甲_甲校_校本表_提交版.pdf」分辨。這只是命名示範；若校方指定檔名或格式，應依校方規格，並先確認檔案內容對應名稱。

上載前再檢查檔案日期或版本，刪去資料夾內容易混淆的舊提交副本，或把它們另存為明確標示的舊版。不要只改檔名便以為內容已更新，也不要把兩名子女的文件放進同一個未標示的資料夾。

第四步：檔案太大，先找出原因再壓縮

先查看平台顯示的限制和剩餘空間，確認是單檔限制、整個申請的累計限制，還是某個選校項目的限制。多頁文件、過高掃描解析度或包含大量彩色圖片，都可能令檔案增大，但合適的處理方法仍取決於內容及校方規格。

可以按以下次序處理：

1. 從原檔檢查是否有空白頁、重複掃描或與要求無關的頁面；只移除確定不需要的部分。
2. 如原始掃描過大，可重新掃描或在裝置上輸出較小的副本；如文件的顏色有辨識用途，先確認減色不會影響閱讀及要求。
3. 用可用的壓縮功能產生新檔，保留原檔，不要直接覆蓋唯一副本。
4. 打開壓縮後的實際檔案，重新核對每頁、方向、文字、日期及印章，再查看檔案大小。
5. 若仍超出限制，先向校方或平台查詢可接受的方法，不要擅自略去必要證明。

假設一份多頁文件壓縮後可以上載，但細字模糊，即使容量合格也不適合作提交。可以返回原檔重新輸出，或採用較溫和的壓縮設定，再完整檢查。容量合格和內容可讀是兩個獨立條件。

第五步：處理敏感資料時減少暴露

身份證明、地址及成績資料可能涉及兒童和家人的個人資料。優先考慮在受保護的個人裝置處理；如使用第三方線上工具，先閱讀其資料處理、儲存和刪除條款，再自行判斷是否適合。任何工具都不能只憑「免費」或「快速」就假設安全。

避免把文件放到公開連結或不受控制的共用資料夾；如必須分享，限制對象和權限，完成後移除不再需要的分享。不要在公開地方拍攝或列印後遺留紙張。使用共用裝置時，留意下載資料夾、掃描程式及最近檔案中的副本，處理完成後按需要安全移除，並保留家庭確實需要的記錄。

如學校要求特定平台，先確認網址來自正式通知或官方網站；收到不尋常的附件或連結，應透過已知的校方渠道核實，不要在未確認的頁面輸入資料。

逐檔驗收表：上載前後各檢查一次

可為每份文件抄一行，逐項填寫：

假設甲校要求一份成績表及一份校本表，兩份都應各有一行。上載後不要只憑畫面出現檔名判斷內容正確；若平台提供預覽，打開核對。無法預覽時，按平台指示或向校方查詢如何確認。完成上載亦不必然代表整宗申請已提交。

常見問題

上載成功便等於申請完成嗎？

不一定。某些平台還要求簽署及確認提交。教育局中一派位電子平台簡報指出，智方便的簽署電郵不代表申請已送到中學，家長須返回平台確認及提交，並查看平台確認電郵及狀態。其他渠道應按其指示核實。

可以將所有文件合併成一個 PDF 嗎？

視乎平台和學校要求。如果要求按文件類別分開放到資料夾，混成一個檔案可能不符合操作方式；如要求合併，則要檢查頁序。規格不清楚時先查詢，不要自行假設。

升中 PDF 太大，可以刪掉不重要的頁面嗎？

先確認該頁是否屬學校要求。只刪除確定多餘的重複或空白頁，不能為了通過上載而刪去必要內容。若壓縮後仍過大，向相關學校或平台查詢可接受的做法。

交完後要保留甚麼？

建議安全保存提交版本、相關通知及適用的確認紀錄，方便日後核對；留存多久及處理方式可按家庭需要與適用要求決定。不要把文件轉發到不必要的群組。

提交前最後一次對照驗收表，確認「文件內容正確、上載位置正確、正式提交已確認」三件事。其他準備工作可參考入學準備。

Sources

• 教育局：中一派位電子平台常見問題
• 教育局：中一派位簡報
• 教育局：小一入學家長簡報